Спросите юриста: какие средства контроля сотрудников законны?

У вас есть вопросы о трудоустройстве, зарплате, аттестации, увольнении или дискриминации на работе? Вы считаете, что работодатель нарушает ваши права? Или наоборот – не уверены, законны ли ваши поступки по отношению к компании?

Редакция The Point запускает новую рубрику – «Спросите юриста». В комментариях к каждому материалу рубрики вы можете задавать вопросы, связанные со своими рабочими правами и обязанностями. И мы попросим экспертов – ведущих специалистов в сфере трудового права, разъяснить спорные моменты.

«Имеет ли право работодатель просматривать почту работника, страницы в социальных сетях, сообщения – если это рабочие компьютеры и гаджеты? И еще камеры в офисах: если это не секретный объект, а простая коммерческая фирма – владелец имеет право их устанавливать?» – ответ в нашем новом выпуске.

Инесса Летич, старший юрист юридической фирмы «Астерс»

– Использование технологий в HR-сфере часто вызывают больше вопросов, чем ответов. Как правило, и работодатели, и сотрудники осознают, что слежение за работниками ограничено законодательством, но редко знают, где допустимые границы.

Границы вмешательства в личную жизнь

Часто компании внедряют систему видеонаблюдения или проверки корпоративной почты, чтобы, например, избежать краж или проверить эффективность работы сотрудника и иметь возможность его уволить за ее отсутствие. Однако если ненадлежащее поведение зафиксировано, использовать такую информацию в качестве доказательства в суде удается единицам в силу законодательных ограничений. Так, согласно Гражданскому процессуальному кодексу Украины при рассмотрении спора суд не принимает доказательства, если они были получены с нарушением закона.

Как написано в ст. 307 Гражданского кодекса Украины, в большинстве случаев видеосъемка человека допускается, только если он на это согласен.

Как показывает практика, при получении доказательств с помощью технических средств контроля закон нарушается практически всегда. Например, как написано в ст. 307 Гражданского кодекса Украины (ГКУ), в большинстве случаев видеосъемка человека допускается, только если он на это согласен. При этом в законе нет исключений из этого правила для работодателей или трудовых отношений в целом, о чем компании не всегда помнят. Поэтому обычно мониторинг работы персонала не может быть использован для того, для чего его изначально внедрили. И чаще всего имеет лишь психологический эффект.

Кроме того, в украинском законодательстве нет четких правил допустимого вмешательства в личную жизнь сотрудников на работе. В отличие от норм о расследовании и предотвращении уголовно наказуемых нарушений, где разрешенные меры довольно ясно прописаны, для сферы труда алгоритмы необходимо выводить из общих норм законодательства.

Читайте еще: Спросите юриста: что делать, если вас хотят уволить

Использовать переписку можно при наличии согласия не только отправителя, но и получателя, а также других людей, если в ней есть сведения об их личной жизни.

Тайна переписки и телефонных разговоров

Так, сотрудник имеет право на тайну переписки и телефонных разговоров – его гарантирует ст. 31 Конституции Украины. Даже на работе. Это его конституционное право. При этом перепиской считаются не только бумажные письма в традиционном понимании, но и любые электронные сообщения. К тому же, по законодательству каждый имеет право на сохранение в тайне обстоятельств своей личной жизни. Их разглашение возможно только в ограниченном количестве случаев, в частности по согласию человека.

Логично, что сотрудник, который получил на работе корпоративную технику (компьютер, телефон), не лишается своих личных прав. Беспрепятственно просматривать или прослушивать его телефонные звонки на свое усмотрение у работодателя нет оснований. Тем более, это касается случаев, если переписка носит личный характер либо ведется через личную почту или аккаунты в мессенджерах.

Читая личные сообщения, работодатель может нарушать тайну корреспонденции и личной жизни не только своих сотрудников, но и тех людей, кому отправлялись сообщения или они фигурировали в переписке. Так, в ст. 306 ГКУ сказано: использовать переписку можно при наличии согласия не только отправителя, но и получателя, а также других людей, если в ней есть сведения об их личной жизни.

Необходимость уведомления и согласия сотрудника

И все же законодательные ограничения не означают, что компании вообще не могут никак контролировать работу сотрудников. Просто грань между распоряжением своей личной жизнью и выполнением рабочих функций – очень тонкая. Например, как личный, так и корпоративный почтовый ящик могут содержать и личную, и рабочую переписку.

Ключевой момент в том, знал ли сотрудник о контроле, и соглашался ли он на это. В частности необходимость уведомлять о мониторинге на рабочем месте – общепринятый стандарт в сфере защиты прав человека. Он подтверждается практикой Европейского суда по правам человека (например, дело Барбулеску против Румынии).

Даже если сотрудник согласился на видеосъемку на рабочем месте – это не дает работодателю права тотального контроля.

Важно также понимать, есть ли в компании внутренние инструкции или положения о контроле, и ознакамливался ли сотрудник с такими документами. Как правило, все это происходит при приеме на работу, а нового человека в команде просят дать свое письменное согласие. Если же контроль ввели уже после того, как сотрудник начал работать в компании, его все равно должны об этом предупредить и получить его официальное «да». Здесь следует обратить внимание, насколько такой запланированный контроль относится именно к работе и рабочему процессу. Например, положения о возможности прочтения работодателем переписки из личных почтовых ящиков или аккаунтов ставит под вопрос законность его намерений.

В зависимости от конкретных обстоятельств наличие четко зафиксированных правил контроля может дать работодателю право использовать полученные материалы как доказательства нарушений. Есть плюс и для сотрудника: если формы контроля четко прописаны, то человек, если его в чем-то обвиняют, сможет доказать, что это неправда.

Видеосъемка или фотосъемка на работе

В этом вопросе границы возможного вмешательства довольно четко урегулированы законодательством. Согласно ст. 307 ГКУ, видеосъемка или фотосъемка человека требует получения его согласия. Законодательство разрешает подобную съемку без согласия только в ограниченных случаях, например, во время мероприятий публичного характера (на собраниях или конференции). Конечно же, следует различать видеонаблюдение без записи видео и наблюдение с записью видеоматериала. В компаниях, как правило, чаще всего используют второй вариант.

При этом в законе не сказано, в какой форме человек должен предоставить свое согласие. Однако следует понимать, что доказать законность видеосъемки или фотосъемки при наличии только устного согласия может быть невозможным. Поэтому законопослушный работодатель будет предоставлять именно письменный документ о запланированной съемке и согласии на ее проведение. Опять же, так как закон не содержит конкретных требований к содержанию и форме, то это может быть, например, письменное согласие или приказ, где сотрудник ставит подпись.

Стоит также упомянуть, что даже если сотрудник согласился на видеосъемку на рабочем месте – это не дает работодателю права тотального контроля. Так, по Конституции Украины и ГКУ, человек имеет право на личную жизнь и ее тайну. Также ГКУ устанавливает, что он может потребовать прекращения ее публичного показа в части, которая касается личной жизни. Опять же, в связи с такими ограничениями законопослушные компании стараются не устанавливать камеры в помещениях, которые не используются непосредственно для выполнения рабочих задач, например, в санитарных помещениях.

Использование видеозаписей при контроле работников зависит не только от наличия их согласия, но и от других нюансов. Как следует из практики, суды довольно скрупулезно оценивают условия, при которых работодатель получил видеозапись ненадлежащего поведения персонала. Здесь имеет значение множество факторов, начиная от того, как была представлена человеку цель видеонаблюдения, и вплоть до вопросов, кому принадлежит и кем контролируется система видеослежения и соответствует ли данная система техническим параметрам качества. Например, если работник соглашался на видеонаблюдение, чтобы предотвратить кражи, то использовать видеозапись для увольнения за прогул – нельзя.

Важно также отметить, что в законодательстве нет ограничений, кто может использовать видеокамеры. То есть проводить видеозапись на рабочем месте могут в принципе любые работодатели – от ФОПов до государственных предприятий и больших частных компаний.

Для личных целей лучше использовать личные девайсы и аккаунты.

Программы слежения за работой сотрудника

Нельзя также считать незаконным, если работодатель использует специальные программы, чтобы следить за работой сотрудника. Например, отслеживает сайты, на которые он ходит, его активность за компьютером и т.д. Тут самое сложное для работодателя – техническая сторона вопроса, то есть необходимо доказать, что запрещенные сайты (например, социальные сети в рабочее время) посещал именно сотрудник и именно со своего компьютера. Второе – необходимость соблюдать личные права человека, в частности право на тайну личной жизни. Традиционно: письменного согласия сотрудника на использование подобного программного обеспечения для слежки за его рабочим компьютером будет достаточно.

То есть работникам следует понимать, что использование на рабочем месте средств мониторинга само по себе не является незаконным. Однако в отличие от действий правоохранительных органов или спецслужб, подобные действия работодателя практически во всех случаях должны быть открытыми.

Также следует понимать, что уровень защиты законом и позволенная степень контроля работодателем будет отличаться в зависимости от того, о рабочем или личном компьютере, гаджете, почтовом ящике или аккаунте идет речь. Поэтому для личных целей лучше использовать личные девайсы и аккаунты. В свою очередь, желание работодателя контролировать использование личной техники, особенно в нерабочее время, скорее всего не будет законным даже при наличии согласия работника. Такой мониторинг не будет относиться к выполнению рабочих задач.

Читайте еще: Спросите юриста: как правильно оформить трудовые отношения, если вы работаете удаленно