Теория гадких лягушек, или как разобраться со своими задачами

Share on FacebookTweet about this on Twitter

«Приоритизируйте!» – с этого начинается любой перечень советов по повышению эффективности работы. Однако, как правильно расставить акценты, особенно если список задач постоянно разрастается?

Мы предлагаем вам три самые популярные методики приоритизации задач, которые помогут вам сосредоточится и значительно повысить свою продуктивность.

Матрица Эйзенхауэра

original (1)

img.gawkerassets.com

Классикой тайм-менеджмента считается так называемая «матрица Эйзенхауэра». Считается, что президент США Дуайт Эйзенхауер был большим любителем такого способа приоритизации задач. Специалист по вопросам лидерства Стивен Кови в своих книгах «Главное внимание главным вещам» и «7 навыков высокоэффективных людей» популяризировал этот метод.

Сама матрица выглядит как таблица, состоящая из 4 квадратов. По горизонтали и вертикали вы прописываете названия квадратов, куда потом впишете свои задания. По горизонтали квадраты будут называться «срочные» и «не срочные», а по вертикали «важные» и «неважные». Таким образом, каждый квадрат получает название: «Срочные и важные», «Не срочные и важные», «Срочные и не важные» и соответственно «Не срочные и не важные».

Планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться.

После этого вы начинаете по категориям классифицировать свои задания. Приступая к работе, большинство людей в первую очередь пытаются справиться со списком в квадрате «Важные и срочные». После этого обычно переходят к квадрату «Срочных и не важных» дел.  И вот тут, по мнению авторов концепции, кроется ошибка.

Стивен Кови считает, что после срочных и важных заданий нужно стремиться посвятить большую часть времени квадрату 2 – важные и не срочные задания. Таким образом, планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться. В итоге большинство времени вы будете посвящать значимым заданиям, а не гнаться в попыхах за несущественными делами. При этом, по мнению Кови, квадрат 1 стоит «зарезервировать» для действительно неотложных дел.

Приоритизация по Дэвиду Аллену

Один из гуру тайм-менеджмента, автор методики Getting Things Done Дэвид Аллэн считает, что приоритизировать задания без учета текущей ситуации невозможно. По его мнению, все зависит от нескольких вопросов, ответив на которые вы сможете правильно расставить акценты дня.

Во-первых, это контекст. Ориентируйтесь на то, в какой обстановке вы находитесь и какое задание будет более уместным. Естественно, если вы сидите в шумном кафе, вам вряд ли будет удобно начинать работу над годовым отчетом или другим крупным заданием.

Во-вторых, время. Оцените, сколько у вас времени на выполнение того или иного задания. Подумайте, осталось ли у вас 10 минут до выхода на встречу или же впереди еще три часа до следующего совещания.

Гуру тайм-менеджмента, автор методики Getting Things Done Дэвид Аллэн утверждает: приоритизировать задания без учета текущей ситуации невозможно.

В-третьих, энергия. Исходите из того, сколько сил осталось у вас в этот момент. Не забывайте, что 30 минут в первой половине дня и 30 минут вечером, когда вы выжаты как лимон, субъективно могут быть совсем разными промежутками времени.

В-четвертых, отдача. В этом пункте Аллен советует ориентироваться на ваши стратегические планы и цели и подбирать задания наиболее близкие к ним.

Эксперт подчеркивает, что применять эти четыре критерия стоит как при стратегическом планировании, так и при составлении ежедневного списка дел.

Метод Брайана Трейси

Eat-A-Frog

www.95percent.com.my

Автор книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку или 21 действенный принцип эффективного труда» Брайан Трейси построил свою методику приоритизации, отталкиваясь от известного выражения: «Если первым делом утром съедать живую лягушку, ваш день пройдет прекрасно, ведь ничего хуже за этот день с вами уже не случится». По его мнению, «гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Именно их люди пытаются обойти и отложить, из-за чего не справляются со всеми делами. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.

Автор методики советует сначала составить список дел, а затем расставить возле каждого задания обозначения А, B, C, D, E.

А – это и есть гадкие лягушки. Сюда стоит отнести самые обязательные задания, невыполнение которых может повлечь серьёзные последствия для вашей карьеры. Например, это может быть встреча с важным клиентом или сдача годового отчета.

B – это менее важные задания, которые вы в принципе должны сделать, но если вы их не выполните – никаких серьезных последствий не будет. Сюда можно отнести проверку почты или не очень существенные телефонные звонки. По словам Трейси, основное правило – никогда не выполнять задания B, пока вы полностью не справились со списком А.

«Гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.

C – это задания, которые вы хотите, но не должны делать и которые никак не влияют на вашу карьеру. Например, ланч с коллегами или звонки старым знакомым.

D – это задания, которые вы можете передать кому-то другому. Согласно принципам этой методики, необходимо стараться максимально передавать делегируемые задачи, чтобы освободить больше времени для заданий из категории А.

E – это задания, которые в принципе не имеют никакого значения для вашей работы. Как правило, сюда попадают дела, которые вы делаете по привычке и которые больше не имеют особого значения, поэтому их можно просто вычеркнуть.

Помимо ожидаемого повышения эффективности, плюс этого метода еще и в том, что такой поэтапный переход от необходимых дел к желаемым будет приносить вам все больше психологического удовольствия и эмоциональной отдачи на протяжении дня.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Лучшие статьи за неделю – у вас в почте

Читайте также