Успеть за 24 часа: как составить идеальный список дел

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Список дел – один из самых важных и любимых приемов экспертов по тайм-менеджменту. Он позволяет вам держать ситуацию под контролем, определить, где вы находитесь в своем рабочем графике, и не разлениться. По мнению одного из гуру тайм-менеджмента, создателя популярной методики Getting Things Done Дэвида Аллена, изложив на бумагу свои текущие задания, ваш мозг освободится для более творческих задач.

Приучить себя составлять список может быть непросто. Будьте готовы, что ваше сознание будет сопротивляться, прокрастинировать и пытаться всячески увильнуть от выполнения заданий. Однако если правильно прописать список дел, он не только не будет пугать вас, но и подтолкнет к более активной и продуктивной работе.

Несколько простых советов помогут вам сделать ваш список оптимальным. При этом помните, что цель списка – не столько наполнить его как можно большим количеством дел, сколько распределить текущие задачи таким образом, чтоб все они были выполнены. Успешный список – значит завершенный.

1. Дробите задания

Это, пожалуй, одно из основных правил успешного списка. Принцип «следующего шага» – один из ключевых моментов методики Getting Things Done. Идея состоит в том, чтобы исключить из своего списка дел абстрактные задания, разбив их на конкретные действия.

Цель списка – распределить текущие задачи таким образом, чтоб все они были выполнены. Успешный список – значит завершенный.

Например, если вам нужно починить машину, в свой список вы должны вписать конкретные шаги, которые вам нужно будет сделать: «Позвонить в мастерскую №1», «Позвонить в мастерскую №2», «Сравнить цены», «Перезвонить в мастерскую и записаться» и т. д. Во-первых, так ваше сознание не будет «пугаться» большого задания. Во-вторых, вам не придется тратить время, чтобы анализировать, что именно нужно сделать. В-третьих, вы избавите себя от необходимости принимать решения, поскольку позаботились об этом заранее. Не забывайте: любое путешествие начинается с первого шага.

2. Думайте о сегодняшнем дне 

Список заданий – это не стратегический план, пишет 43Folders. Он должен быть реалистичным и четким. Вносите в свой список только те задания, которые реально выполнить в тот же день. Спросите себя, сможете ли взяться за любое задание из списка и начать выполнять его прямо сейчас. Если нет – перепишите задание.

Не путайте список заданий с проектным планом или календарем. Выписывайте свои глобальные планы отдельно. Например, если у вас есть какие-то серьезные цели, к примеру, написать бестселлер или выучить английский, заведите себе отдельный план для больших проектов. Если вы хотите ориентироваться в том, какая ваша цель на текущую неделю, пропишите отдельный недельный план.

Не путайте список заданий с проектным планом или календарем. Выписывайте свои глобальные планы отдельно.

Чтобы список был эффективным, он должен представлять собой оперативный план текущих заданий и действий. Теоретически, если вы правильно «препарируете» задания, то большинство из пунктов вашего плана не должны забирать больше 10-15 минут.

3. Постоянно спрашивайте себя: «Зачем я это делаю?»

Представьте себе, что ваш рабочий день – это деревянная коробочка, в которую вы можете положить 10 больших кубиков. Как бы вы не хотели, но если коробочка уже заполнена большими кубиками, вам придется достать один, чтобы добавить два маленьких кубика.

Не стоит тешить себя иллюзиями, что благодаря своей трудоспособности вы сможете расширить день до бесконечности. Даже работая в напряженном режиме, вы сможете добавить всего несколько продуктивных часов. Единственный способ эффективно управлять своим временем – это контролировать, что именно попадает в вашу «коробочку». Задайте себе несколько простых вопросов: действительно ли это лучшее время? Действительно ли я лучший исполнитель этого задания? Что будет, если я его не сделаю вообще?

Не стоит тешить себя иллюзиями, что благодаря своей трудоспособности вы сможете расширить день до бесконечности.

4. Начинайте с легкого старта

Начинайте свой день с простых заданий. Впишите сначала задания, которые вы выполните за одну-две минуты. Например, «почистить клавиатуру» или «наполнить принтер бумагой». Эти простейшие действия позволят настроить ваш мозг на работу и не вызовут отрицания, как более сложные задачи.

5. Подбирайте нужные слова

Иногда задание в списке может «зависнуть» совсем не из-за его сложности, а из-за неправильного описания. Например, пункты «Решить вопрос со смартфоном» и «Отнести в ремонт смартфон» могут восприниматься совсем по-разному. Первое задание звучит обобщенно, не отвечает на вопрос «что делать?» и требует дополнительных интеллектуальных усилий, чтобы его решить. Употребляйте в списке именно те слова, которые максимально точно опишут требующиеся от вас действия.

Приучите себя, что каждый пункт вашего списка задач – обязательный.

6. Список заданий – это контракт

Приучите себя, что каждый пункт плана – обязательный. Помните об этом, когда наполняете свою «коробочку». Не забывайте, что каждая минута, потраченная на одно задание, – это время, которое вы не сможете потратить на другое. Сосредоточьтесь на том, чтобы в вашем списке были по-настоящему важные для вас дела. Если вы не уверены, что хотите выполнять это задание – уберите его из списка. Однако сразу настройтесь, что выполнение этого принципа поначалу требует больших усилий в плане самодисциплины.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Лучшие статьи за неделю – у вас в почте

Читайте также