Время впустую: 7 типичных ошибок в тайм-менеджменте

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Вам кажется, что вы грамотно планируете свое время – но при этом все равно ничего не успеваете? И уже подумываете над тем, что такое важное, казалось бы, занятие как тайм-менеджмент на деле бесполезен, и можно пустить свой график на самотек? Не спешите. Возможно, вы просто допускаете распространенные ошибки, которые мешают вам сделать менеджмент собственного времени результативным.

1. Планировать в уме

Если вам лень разбираться в приложениях-планировщиках или черкать бумагу для составления списка дел, стоит пересмотреть свои убеждения. Даже если у вас феноменальная память, эксперты рекомендуют составлять списки дел письменно. Это помогает не только отследить необходимые задачи, но и выделить среди них приоритетные, прикинуть необходимое количество времени для выполнения каждого. А вычеркнутые после окончания дела дают чувство завершенности. Это отнимает минимум времени – около 10-20 минут ежедневно, и существенно повышает продуктивность. А ведь для этого и нужен тайм-менеджмент – это эффективное планирование и использование своего времени.

2. Давать волю хронофагам

Они же – пожиратели времени. Самые распространенные из них – болтовня о пустяках и бесцельное блуждание в Интернете. Конечно, сами по себе эти занятия безобидны – всем нужно переключаться и снижать темп деятельности, вопрос скорее в том, сколько времени мы посвящаем приятным пустякам. Коварство хронофагов в том, что обычно время за ними летит незаметно, и зайдя в Интернет на пять минут, можно очнуться три часа спустя. Как этого не допустить? Time менеджмент предлагает множество техник, которые позволяют, по сути, перехитрить самого себя. Можно ставить таймер на несколько минут и бросать бесполезное занятие, как только он прозвенит, или исключать источники хронофагов на время выполнения срочной задачи.

Но не стоит впадать в другую крайность – работать весь день напролет: важно устраивать несколько коротких (5-10 минут) и один длинный перерыв в течение дня, желательно – со сменой вида деятельности.

3. Откладывать в долгий ящик

Привычка откладывать на потом, она же – прокрастинация, вредна не только потому, что не выполняется важное дело. Часто мысли об этом незавершенном деле мешают нам сосредоточиться и на других задачах, а они накапливаются. Чтобы избежать такого «затора», важно вести списки дел, выделять приоритетные, завести привычку делать самые сложные из них – съедать «лягушку» – первым делом, и награждать себя чем-то за выполнение – например, коротким отдыхом.

Время впустую: 7 типичных ошибок в тайм-менеджменте

4. Планировать за десятерых

Еще одна ошибка в тайм-менеджменте – это нереалистичное планирование времени. Если у вас нет клона, рассчитывать придется только на свои силы, а для этого нужно составить список задач и объективно оценить, сколько времени нужно на их выполнение. Вносите в список и мелкие дела – возможно, именно они, накапливаясь, отнимают львиную долю времени, и вы в итоге не успеваете сделать что-то грандиозное. Помните также, что жизнь и работа, в отличие от тайм-менеджеров в приложениях, это не программа: всегда важно оставлять время на непредвиденные обстоятельства (эксперты рекомендуют 30-40 %).

5. Не ценить время

Тайм-менеджмент – это не только планирование времени в будущем, но и анализ прошедшего. Очень важно измерять, сколько минут и часов мы тратим на те или иные занятия. Поначалу такая привычка приносит много открытий: оказывается, по телефону мы болтаем не минутку, а часы напролет, а мелкие услуги для других людей занимают больше времени, чем выполненные собственных задач. Самый простой способ понять, на что мы тратим время – установить таймер на каждые полчаса и подробно записывать все, что сделал, хотя бы неделю. Это отрезвляет и заставляет пересмотреть свои приоритеты.

6. Быть ретроградом

Даже многие адепты менеджмента времени признаются, что в век технологий им ничто не заменит любимый блокнот – ручка и бумага становятся больше чем планировщиками, это часть ритуала. Но и в этом случае не стоит игнорировать новшества, одно другому не мешает: просмотрите доступные приложения и установите одно из них на свой гаджет. Time management это легко, если есть удобный инструментарий. Возможно, вам приглянутся новые возможности: приложения помогают планировать встречи, координировать действия с коллегами, сопоставлять, сколько времени вы планировали потратить на задачу и сколько реально ушло.

7. Бесцельно проживать дни

В широком смысле тайм-менеджмент – это не только технологии и привычки, это способ жить осознанно, в соответствии со своими целями. Нам тяжело дается выполнение нелюбимой работы и неважных дел, а вот если в списке превалируют задачи, которые приносят радость, не страшны ни хронофаги, ни прокрастинация. Поэтому так важно строить планы в соответствии со своими глобальными целями. Кстати, можно встретить и такой интересный совет от тайм-менеджеров – в свой ежедневный график включать около получаса времени на мысли о будущем. Это особенно важно для лидеров, которые руководят командами – ведь в их обязанности входит и формирование стратегии. Но не менее значимо и для каждого из нас: такая привычка позволяет остановиться и подумать: даже если время используется грамотно – по тому ли пути мы идем? Приближает ли список дел к тому, что для нас ценно? Есть ли у нас цель и становится ли она ближе с каждым новым шагом?

Time management – это система полезных привычек и образ мышления, который позволяет использовать время продуктивно. Не даром все популярнее такая профессия как тайм-менеджер – это специалист по эффективному планированию и использованию времени. Прелесть в том, что каждый из нас может стать таким специалистом для самого себя.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Лучшие статьи за неделю – у вас в почте

Читайте также