Як без помилок скласти продуктивний діловий лист: 8 порад

Ми зібрали для вас кілька важливих рекомендацій, як уникнути помилок у написанні ділової кореспонденції. Адже діловий лист – незамінний документ робочих відношень для активних користувачів інтернет-простору. З його допомогою вирішуються бізнес-питання: комерційні, юридичні, постачальні, пошуку роботи та багато інших. Наші поради допоможуть вам написати результативний діловий лист до потенційних або вже діючих бізнес-партнерів.

Дізнайтеся більше про компанію та про потенційного бізнес-партнера

Поширена помилка, якої допускаються бізнесмени-початківці та молодь, яка шукає роботу перший раз: масове розсилання листів з пропозицією своїх послуг у компанії, про які вони мають дуже стисле уявлення. Дізнайтеся з інтернет простору або соцмереж про потенційного партнера і вже потім складайте ділове послання, із звертанням до конкретної людини.

Одержувач оцінить звертання до нього особисто, лист складе позитивне враження. Як наслідок – отримання прихильності у вирішенні ваших питань. Категорично уникайте скорочень у назвах посади, підрозділів, вираженні поваги та побажаннях гарного дня та вихідних.

Діловий лист має бути наданий чітко і зрозуміло

Створіть своє надсилання у лаконічній коректній формі. Заголовок має бути коротким та ефектним, обов’язково розкривати зміст листа. Уникайте великих преамбул та емоцій. У перших рядках сформулюйте нагальне питання з дотриманням відповідної термінології. Надлишок інформації, велика кількість знаків (що потребує прокрутки на моніторі) може призвести до того, що ваш лист взагалі відкладуть далеко на потім.

Не вживайте у написанні листа фрази та терміни, які не є загальноприйнятими

Фрази-вказівки по типу «якщо ми вас зацікавили, зв’яжіться з нами у Telegram..» та ін. схиляють до думки, ніби ви намагаєтесь маніпулювати адресатом, або на те, що ваша пропозиція може і не зацікавити. Це негативні моменти. Також не прийнято користуватися корпоративною лексикою та сленгом.

Уникайте словесного «сміття». Наприклад: «ми, звісно ж, упевнені, співпраця з нами обов’язково буде вигідною для вашої компанії, чи не правда?». Також недоречно вживати зайві прикметники, не причетні до ділового стилю («чудовий», «приголомшливий» тощо).

Якщо листування з партнерами здійснюється у формі «запитання – відповідь»

В такому випадку треба дотримуватись аналогічного стилю з адресатом. Відповідайте на кожне запитання відправника одразу під його запитанням, але іншим кольором або шрифтом. Не надсилайте відповідь новим листом. Нехай ваше ділове спілкування утворить «ланцюжок». В майбутньому це полегшить пошук потрібної кореспонденції як адресату, так і вам.

Дещо про вкладення

Приділіть ретельну увагу вкладенням. Файли для редагування надсилайте у відповідних форматах: .doc чи .xls. Для презентаційних документів або для тих, які не потребують змін, використовуйте формат .pdf.

Вважається непрофесійним називати файли у кирилічному форматі, але більшість, на жаль, так і робить.

Уважно перевірте наявність усіх вкладених матеріалів перед відправленням листа, так уникнете непорозумінь і згаяного часу на повторну відправку.

Відповідайте без затримок

Професійно одразу ж давати відповідь на діловий лист. Коли послання надійшло від серйозного партнера чи важливого клієнта і це потребує більш часу на відповідь, обов’язково відпишіться адресату, що ви отримали його лист, і коли від вас можна чекати на детальну відповідь.

Нагадуйте про себе

Якщо ви написали вже три листи, а відповіді не одержали, вважається коректним нагадати про себе у меседжерах зв’язку або по телефону. При терміновому питанні нагадуйте про себе двічі-тричі на день. Якщо питання не потребує негайного вирішення, нагадуйте про себе раз на три дні. Хоча зараз більшість людей надають перевагу  формату листування, телефонний дзвінок може прискорити вирішення завдання.

Також у короткому листі-резюме занотовуйте підсумки ділових телефонних розмов і зустрічей. Так гарантовано матимете документ, у якому зафіксовані важливі моменти ділового спілкування.

Понеділок – день важкий

Практика бізнес-листування показала пряму залежність швидкості реагування від дня відправлення. Перевірено: понеділок – непродуктивний день для надсилання нових пропозицій, домовленостей та оформлення нових документів. Організм людини все ще адаптується до роботи після вихідних. А ось листи-нагадування будуть доречні.

Вівторок, середа та перша половина у четвер  – оптимальні для продуктивного спілкування. Особливо, коли ви хочете вирішити питання до кінця тижня. П’ятниця взагалі вважається днем марного листування. Відправлений зранку лист може бути відкритий у п’ятницю у другій половині дня, залишений на початок наступного тижня, або взагалі поза увагою.

Компетентний діловий лист – потужний комунікаційний канал до вдалого ведення бізнесу, який допоможе вам у пошуку нових партнерів, підтриманні стабільних партнерських відносин та розвитку іміджу успішної людини.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Кращі статті за тиждень – у вас в пошті!

Читайте також