Запитайте юриста: чи зобов’язаний роботодавець оплачувати проїзд працівників?

У вас є питання щодо працевлаштування, зарплати, атестації, звільнення або дискримінації на роботі? Ви вважаєте, що роботодавець порушує ваші права? Або навпаки – не впевнені, чи законні ваші вчинки стосовно компанії?

Редакція The Point продовжує рубрику «Запитайте юриста». У коментарях до кожного матеріалу рубрики ви можете ставити запитання, пов’язані з вашими робочими правами та обов’язками. І ми попросимо експертів – провідних фахівців у сфері трудового права, роз’яснити спірні моменти.

«На проїзд до місця роботи витрачається немало грошей – особливо у тих, хто живе в передмісті… Чи може працівник попросити роботодавця компенсувати проїзд?» – відповідь в нашому новому випуску.

Запитайте юриста: чи зобов’язаний роботодавець оплачувати проїзд працівників?

Ілля Костін, партнер, адвокат ЮК «Правовий Альянс»

Марина Мкртичева, юрист ЮК «Правовий Альянс»

Коли компенсувати проїзд – це обов’язок роботодавця

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 29 Кодексу законів про працю України (надалі – КЗпП України), до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору.

Кодексом законів про працю України передбачені обов’язкові випадки компенсації витрат на проїзд працівника, зокрема це:

у зв’язку з переведенням, прийняттям (за попередньою домовленістю) або направленням на роботу (в порядку розподілу після закінчення учбового закладу або в порядку організованого набору) в іншу місцевість (ст. 120 КЗпП України; відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про гарантії та компенсації при переїзді на роботу в іншу місцевість» № 255 від 02.03.98);
у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП України; наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» №59 від 03.1998, в межах граничних норм, визначених Постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» № 98 від 02.02.2011);
оплата проїзду до місця знаходження ВНЗ (проїзд до місця знаходження навчального закладу і назад один раз на рік на настановні заняття, для виконання лабораторних робіт і складання заліків та іспитів – у розмірі 50 відсотків вартості проїзду) працівникам, які навчаються у ВНЗ з вечірньою та заочною формами навчання (ст. 219 КЗпП України).

З вищевикладеного вбачається, що вказані положення в частині службового відрядження поширюються на працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Для інших роботодавців перелічені нормативно-правові акти мають рекомендаційний характер. Однак такі акти використовуються підприємствами, установами та організаціями незалежно від організаційно правової форми як допоміжні документи та включаються до відповідних положень. Положення про відрядження на підприємстві, в установі, організації має містити інформацію щодо порядку направлення працівників у відрядження (оформлення, оплату, порядок відшкодування витрат, понесених працівником, а також форму та порядок подання звітності за результатами відрядження) та може бути оформлене як окремим документом, так і додатком до колективного договору або прописане окремим розділом в трудовому договорі.

Відшкодування витрат на проїзд працівникам

За загальним правилом, працівнику відшкодовуються витрати на проїзд, пов’язані з виконанням трудових обов’язків, до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (відрядження), а також у зв’язку з прийняттям на роботу у іншу місцевість.

Зокрема, працівнику відшкодовуються витрати в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням таких додаткових витрат, як користуванням постільною білизною в поїздах та страхових платежів на транспорті.

Компенсація вартості проїзду в інших випадках може здійснюватися за рішенням керівника підприємства (право роботодавця), або у випадку, якщо відшкодування витрат на проїзд обумовлено трудовим договором (обов’язок роботодавця).

Компенсація вартості проїзду за рішенням керівника також можлива у випадку, коли витрати на проїзд, здійснені працівником, не пов’язані з виконанням трудових обов’язків та не передбачені трудовим договором. Компенсовані витрати в такому випадку є додатковим благом та підлягають оподаткуванню (пп. «а» п. 164.2.17. Податкового кодексу України).

Прикладом такої компенсації є оплата вартості проїзду працівника до місця роботи (за відсутності такої попередньої домовленості у трудовому договорі), виконання працівником доручень в межах населеного пункту (навіть у випадку, коли доручення не є трудовим обов’язком працівника та його використання не передбачено трудовим контрактом). А також відшкодування витрат на проїзд на власному автомобілі (витрати на пальне, амортизація, паркування та ін.), навіть якщо таке використання транспортного засобу було спрямоване на виконання окремих трудових функцій (однак, не передбачено трудовим контрактом).

Якщо ж компенсація витрат зумовлена виконанням трудової функції (кур’єри, менеджери з продажу), відповідно до трудового договору (контракту), така компенсація не оподатковується. Порядок та умови такої компенсації визначаються трудовим договором (контрактом) або колективним договором.

Використання працівником власного автомобіля

Якщо працівник бажає використовувати власний автомобіль в трудових цілях, варто оформити таке його використання документально (наприклад, за договором оренди транспортного засобу між роботодавцем та працівником або на іншій правовій підставі). В такому випадку працівнику можуть бути відшкодовані витрати, пов’язані з експлуатацією та обслуговуванням транспортного засобу, в порядку та на умовах, визначеним цивільно-правовим договором. Дохід від здачі в оренду транспортного засобу працівника буде оподатковуватися на загальних підставах, а для роботодавця такі видатки будуть відноситися до витрат (ЄСВ не нараховується відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1170 від 22.12.2010).

Витрати, здійснені працівником, що не підтверджені відповідними документами, або витрати на проїзд, не пов’язані з виконанням трудових обов’язків, не відшкодовуються.

Підтвердження витрат на проїзд

Підтвердженням витрат на проїзд, що підлягають компенсації, є оригінали документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

Якщо компенсації підлягають витрати на проїзд під час відрядження, окрім документів, зазначених вище, на підприємстві, установі, організації обов’язково повинен бути наказ про відрядження (оформлений в установленому порядку відповідно до чинного законодавства) на працівника, а працівником має бути поданий звіт про використання виданих (або авансових) коштів.

Витрати, здійснені працівником, що не підтверджені відповідними документами, або витрати на проїзд, не пов’язані з виконанням трудових обов’язків, не відшкодовуються. Якщо ж роботодавець вирішить за необхідне відшкодувати витрати на проїзд, понесені працівником та пов’язані з виконанням трудових функцій без підтверджуючих документів, така компенсація, за загальним правилом, підлягатиме оподаткуванню як додаткове благо.

На які запитання вже відповіли юристи:

1. Спросите юриста: законно ли использование работодателем детектора лжи?

2. Запитайте юриста: хто має платити за професійне навчання – ви чи роботодавець?

3.Спросите юриста: как правильно оформить трудовые отношения, если вы работаете удаленно

4. Спросите юриста: что делать, если вас хотят уволить

5. Спросите юриста: какие средства контроля сотрудников законны?

6. Спросите юриста: имеет ли право работодатель вас оштрафовать?

7. Спросите юриста: о праве на «пятиминутки» отдыха и практике срочных договоров

8. Спросите юриста: законны ли «соглашения о неконкуренции» между работодателем и сотрудником?

9. Спросите юриста: обязан ли работодатель выплачивать «командировочные»?

10. Спросите юриста: должен ли работодатель оплачивать переработки?

11. Спросите юриста: можно ли отказаться от работы в выходные и праздники?